Electro24 - automation of processes in an electrical wholesaler

What does a particular process solve?

Towar, który nie wymaga modyfikacji ani łączenia w komplety stanowi w firmie mniejszą grupę produktów prostych. Jest on ulokowany głównie na magazynie spółki-matki, lecz zdarza się, że zamówienie zostaje zrealizowane w spółce-córce, pomijając cały proces wymiany dokumentów pomiędzy spółkami. Jednak główna część całej sprzedaży odbywa się w spółce-matce, która otrzymuje od spółki-córki zamówienia na brakujący towar. Proces sprzedaży prostych i gotowych produktów skutkuje utworzeniem <highlight>dokumentów wydania magazynowego<highlight>, natomiast w przypadku towaru złożonego generowane są <highlight>dokumenty wydania produkcyjnego<highlight>. <frame>Finalnie w ramach całego procesu generuje się faktura sprzedaży na dane klienta, a pomiędzy spółkami automatycznie wystawiany jest szereg dokumentów opisanych poniżej.<frame>

Application of the process allowed the client to solve problems such as:

• <underline>weryfikacja stanu magazynowego<underline> towaru w dwóch oddzielnych systemach. Obie bazy danych zostają automatycznie zweryfikowane pod względem ilości dostępnego towaru
• <underline>automatyczne wystawianie zleceń produkcyjnych<underline>. Od momentu pojawienia się zamówienia od klienta, integracja przenosi stan mag. wybranego towaru na odpowiedni dokument, bez ryzyka o wpisanie niewłaściwej ilości
• <underline>utrzymanie spójności pomiędzy wystawionymi dokumentami<underline>. Integracja przechodząc przez cały proces, wystawiając dokumenty zachowuje ciągłość numerów. Na dokumentach są umieszczane numery dokumentów powiązanych
• <underline>skrócenie czas realizacji o X procent<underline>. System sprawdza oba system oraz tworzy dokumenty w odstępie kilku - kilkunastu sekund. Ręczne przeprocesowanie takiego zamówienia to kilkanaście minut.

Who is this solution for?

• For customers who are engaged in the production of goods.
• For customers with two Subiekt GT systems between which documents are exchanged.

Documents occurring throughout the process

<highlight-white>Spółka-córka:<highlight-white>

• ZK customers - orders sent to the subsidiary from sales systems
• FS of customers - invoices created on the basis of ZK of customers
• FZ (1) - purchase invoice created in the Subsidiary on the basis of PZ (1)
• FZ (2) - purchase invoice created in the Subsidiary on the basis of PZ (2)
• ZD (1) - an order to a supplier created at the subsidiary based on ZK (1)
• ZD (2) - an order to a supplier created at the subsidiary based on ZK (2)
• PZ (1) - order to the supplier created in the subsidiary company on the basis of WZ (1)
• PZ (2) - order to the supplier created in the subsidiary company on the basis of WZ (2)
  

<highlight-white>Spółka-matka:<highlight-white>

• ZK (1) - bulk order at the Parent Company arising at the Subsidiary Company from missing goods found on the ZK of customers processed for the first time
• ZK (2) - bulk order at the Parent Company arising at the Subsidiary Company from the missing goods found on the ZK of customers processed once again
• WZ (1) - external issue to ZK (1)
• WZ (2) - external issue to ZK (2)
• Differential ZK (1) - blanket order at the Parent Company arising at the Subsidiary Company containing products that could not be fulfilled on the WZ (1)
• Differential ZK (2) - the so-called production order, a blanket order at the Parent Company arising at the Subsidiary Company containing complex products (sets) which could not be realized on the WZ (1)
• Differential ZK (3) - the so-called production order, a blanket order at the Parent Company arising at the Subsidiary Company containing complex products (sets) which could not be realized on the WZ (2)
• FS (1) - sales invoice created in the Parent Company on the basis of WZ (1)
• FS (2) - sales invoice created in the Parent Company on the basis of WZ (2)

Process flow:

A step-by-step description of the order fulfillment process with in-stock goods:

‍

<highlight>Krok 1<highlight> - Zamówienie złożone przez klienta wpływa do spółki-córki.

<highlight>Krok 2<highlight> - Sporadycznie towar, który może zostać wykorzystany do realizacji zamówienia będzie na magazynie spółki-córki.

<highlight>Krok 3<highlight> - Z takich zamówień tworzą się dokumenty FS.

<highlight>Krok 4<highlight> - Ze sprawdzonych przez integracje zamówień, które nie mają wystarczającego stanu mag. tworzy się lista.

<highlight>Krok 5<highlight> - Na jej podstawie integracja przesyła dane do spółki-matki i tworzy jedno z dwóch zamówień:

• ZK(1) - when the order is processed for the first time;
• ZK(2) - when the order has already been processed at least once before.

<highlight>Krok 6<highlight> - W celu ściągnięcia ze stanu tego towaru, który można wykorzystać do zrealizowania zamówienia, integracja generuje dokumenty w zależności od tego, jakie ZK powstało wcześniej:

• GM(1),
• GM(2).

<highlight>Krok 7<highlight> - Integracja w spółce-córce tworzy dokument od dostawcy, w zależności od tego, jaką ścieżką było realizowane zamówienie:

• ZD(1),
• ZD(2).

<highlight>Krok 8<highlight> - Integracja, na podstawie utworzonych ZD tworzy dokumenty przyjęcia od dostawcy, w celu dodania określonej liczby sztuk wybranych towarów na magazyn:

• PZ(1),
• PZ(2).

<highlight>Krok 9<highlight> - Gdy towar jest już na stanie, integracja realizuje utworzone na samym początku ZK jako FS.

<highlight>Krok 10<highlight> - Następuje wydruk faktur w odpowiedniej kolejności: na początku faktury zrealizowane na samym początku (pkt. 3), a następnie w domyślnej kolejności reszta faktur (pkt. 9).

<highlight>Krok 11<highlight> - Na spółce-matce są w tym samym momencie generowane:

• FS(1) - invoice for the sale of goods between companies. It is created on the basis of goods issued on WZ(1);
• FS(2) - invoice for the sale of goods between companies. It is created on the basis of goods issued on WZ(2);

<highlight>Krok 12<highlight> - Po utworzeniu faktur sprzedaży, integracja w spółce-córce tworzy dokumenty zakupu towaru od spółki-matki, na podstawie dokumentów przyjęcia zewnętrznego:

• FZ(1) - purchase invoice for goods taken from the parent company. It is created on the basis of PZ(1);
• FZ(2) - purchase invoice for goods taken from the parent company. It is created on the basis of PZ(2).

Step-by-step description of the process of processing an order with out-of-stock goods:

‍

<highlight>Krok 1<highlight> - Zamówienie złożone przez klienta wpływa do spółki-córki.

<highlight>Krok 2<highlight> - Ze sprawdzonych przez integracje zamówień, które nie mają wystarczającego stanu mag. tworzy się lista.

<highlight>Krok 3<highlight> - Na jej podstawie integracja przesyła dane do spółki-matki i tworzy jedno z dwóch zamówień:

1. ZK(1) - when the order is processed for the first time;
2. ZK(2) - when the order has already been processed at least once before.

<highlight>Krok 4<highlight> - NaZK 1., które jest stworzone z zamówień realizowanych po raz pierwszy mogą pojawić się towary proste oraz towary złożone. Na ZK 2. znajdują się jedynie towary złożone z zamówień przetwarzanych przez integracje po raz kolejny. W takich zamówieniach procesy wyglądają następująco:

1. ZK(1) - There is a verification whether there are simple or complex goods on the order: Differential ZK(1) for simple goods and Differential ZK(2) for sets and complex goods
2. ZK(2) - By default, complex goods go here, so such an order is immediately processed as: ZK differential (3).

<highlight>Krok 5<highlight> - Proces automatyzacji kończy się na wystawieniu ZK różnicowych. Gdy towar pojawi się na magazynie, przy kolejnej realizacji wtyczka w całym procesie odnajdzie towar dodany na magazyn i ZK zostanie sfinalizowane

Important points:

• There are a number of determinants throughout the process. They mainly serve the purpose that if any order is wrong and the system is unable to save it, the integration deletes all previous documents issued in the process of exchange between companies. At the same time, the created counter in the form of a custom field in the daughter company is increased by 1.
• Throughout the process inside the system, the integration verifies the order data based on flags and various markings. Due to the number of these items, they are not included here for two reasons:
• course and the whole process would be too unreadable and incomprehensible,
• are elements of the in-house process that are hard to replicate in anyone else,