Gym Glamour - how you can combine WMS with enova365 ERP software

What does a particular process solve?

Integracja kompleksowo obsługuje wymianę wszystkich dokumentów między tymi systemami, <underline>uwzględniając statusy zamówień i dokumentów, jak i wszystkie wartości z pól własnych i cech produktów i dokumentów<underline>, które są niezbędne do poprawnej komunikacji między poszczególnymi działami i pracującymi w nich pracownikami.

Application of the process allowed the client to solve problems such as:

Optymalizacja <highlight-white>komunikacji<highlight-white>.

Prior to the implementation of the integration, with such a large daily volume of orders, there were more and more situations in which employees forgot or incorrectly transcribed the values necessary for the correct processing of orders. At this point, the integration rewrites all the values automatically, with no chance of making a mistake.

Zwiększenie dziennej <highlight-white>ilości zamówień<highlight-white>.

With the ability to add and update documents without switching between systems, the integration issues documents in the WMS almost as soon as orders appear in the ERP, so that by the time the courier arrives, the warehouse is able to pack many more packages.

Zminimalizowanie <highlight-white>czasu pracy pracownika<highlight-white> w systemie.

Although the presence of employees from different departments is essential in this process, the amount of work they have to do is mainly based on the verification of documents issued by integrations, or their subsequent editing. Employees can focus on the collection and packaging of goods, leaving accounting matters completely aside.

Zmniejszenie <highlight-white>występowania błędów<highlight-white> do minimum.

Przez fakt, że w kilku systemach do jednego zamówienia złożonego przez klienta jest generowane kilka wewnętrznych dokumentów, które każde z nich musi zawierać określone informacje, szansa wystąpienia błędu ludzkiego jest znaczna. <frame> Wdrożenie automatyzacji spowoduje zmniejszenie ilości błędów przy przenoszeniu najważniejszych informacji o niemalże 98%.<frame> Pozostałe błędy nie są bezpośrednio zależne od przenoszenia danych.

Who is this solution for?

• For customers who manage warehouse management.
• They use a warehouse management system (WMS) for this purpose.
• Do not operate in fulfilment or dropshipping sales model
• Issue multiple internal documents to fulfill customer orders
• Communication within is based on various values, such as numbering, features, attributes, etc.

Documents occurring throughout the process

• <highlight> ZO (Zamówienie Odbiorcy)<highlight> – zamówienie, które jest dodawane przez integracje w Enova365 na podstawie zamówienia złożonego na platformie Shoper przez klienta. 
• <highlight>WZ (Wydanie zewnętrzne)<highlight> – Dokument magazynowy. Powoduje on zmianę ilości stanu magazynowego na magazynie, na którym dokument został wystawiony.
• <highlight>FV (Faktura VAT)<highlight> – finalizuje ona cały proces wymiany towaru. Pod koniec procesu, do zamówienia ZO zostaje wygenerowana faktura, po tym jak towar został dodany na magazyn.
• <highlight>ZD (Zamówienie Dostawcy) <highlight> – Dokument magazynowy, który jest tworzony przy realizacji przyjęć towaru na magazyn lub zwrotów składanych przez klientów. Jest to dokument informacyjny, nie powodujący zmiany stanu magazynowego.
• <highlight>PZ (Przyjęcie Zewnętrzne)<highlight> – Dokument magazynowy, dzięki któremu możliwe jest dodanie odpowiedniego stanu magazynowego towarów na magazyn. Wystawiany jest w przypadku zwrotów lub przyjęć towaru na magazyn.
• <highlight>KFV(Korekta Faktury VAT)<highlight> – wystawiana jest w momencie gdy klient złoży zwrot towaru. Wystawiana jest na część towarów z zamówienia, lub jego całość.

Process flow:

1. An order is placed by a customer on the Shoper store
2. Based on the order placed, the integration generates a ZO in the Enova365 system
3. Creating an order in the system changes the order status in Shoper. The occurrence of an error when creating an order also sets a certain status in the store.
4. Generate a WZ document in the WMS system, based on the previously created ZO
5. A process performed by a warehouse employee. He packs the goods, generates a bill of lading with the carrier, and then changes its status.
6. On the basis of the WZ document with the corresponding status, the ZO is updated in ERP
7. Generate a WZ document in the ERP system, based on the products contained on the WZ document in the WMS
8. On the basis of the generated WZ document in the ERP system, FV is generated
9. At the same time as point 7, based on the updated ZO order, the order on the Shoper platform is updated, changing its status, adding the carrier tracking number.
10. In addition, a status change in Shoper automatically sends an email to the customer
    ‍.

Important information:

Poza największym procesem opisanym powyżej, jest jeszcze stworzony mniejszy proces generowania przyjęć oraz zwrotów od klientów. Opiera się on na wcześniej wygenerowanej fakturze, lub dokumentach PZ lub ZD dodanych ręcznie przez pracownika. <underline>Jeżeli do zwrotu została wcześniej wygenerowana faktura, integracja stworzy korektę FV. <underline>

If there is no invoice and a PZ document has been added in WMS, the integration will add the same doc. PZ in ERP. If a ZD document has been created, the integration will add a PZ document in the WMS, then employees will verify the goods on the document, update it with internal guidelines and set the appropriate status. The integration, based on the updated PZ in WMS, will add the same PZ in ERP.

‍

‍