Telephones Leszno - fast order processing in Subiekt nexo PRO & PrestaShop

How to organize sales processes in an online store?

Every growing online store sooner or later encounters a ceiling - the moment when further scaling of the company, for various reasons, becomes very difficult or impossible. In most cases, this happens because of:

1. A surge in orders that store employees are unable to handle,
2. Lack of budget for hiring new people,
3. chaotic management of processes, including all stages of order processing, over which control is slipping away,
4. Losses generated by errors, e.g., forwarding to production of canceled orders, prolonged time for completion and shipment of parcels, invoicing of incorrect customer data loss of parcels in transit, etc.

Zastanawiasz się, jak przeskoczyć te i inne przeszkody na drodze do dalszej ekspansji Twojego sklepu? <frame>Jedynym skutecznym sposobem jest automatyzacja procesów, która pozwala skalować biznes pionowo, minimalizować błędy oraz przyspieszać proces realizacji zamówień.<frame> Poświęć kilka chwil na lekturę case study- dzięki niemu dowiesz się:

• How to organize the processes in an online store according to available inventory,
• Which processes you can automate,
• How to streamline warehouse operations.

Quick processing of orders

Order processing is the main task of a store. However, it is not enough to pack and ship the product to the customer. You have to do it in the shortest possible time and at the lowest possible cost, and this generates problems. Unless you know how to organize the various elements of the process. Order processing can go smoothly and without errors if you follow step-by-step precise instructions. See how to handle the various stages of order processing.

<highlight-white>Przyjęcie zamówienia<highlight-white>

Realizacja zamówienia rozpoczyna się od jego przyjęcia gdy informacja o zakupionym produkcie wędruje do <underline>systemu e-commerce lub ERP sklepu.<underline>

The first action that safeguards the smoothness of the process is to generate a document reserving the product in stock. In this way, you protect it from being released in another order and eliminate the risk of cancelling an order or extending its execution until the stock is replenished with this product.

Then assign a status to the order, guided by the criterion of payment. This will divide orders into paid and unpaid. This, in turn, will allow you to start monitoring unpaid orders and:

• Send an email to customers reminding them of an overdue payment,
• if the order is not paid within a certain period of time (e.g., up to 7 days after it is received by the store) remove the reservation of goods in stock, and return the commission to the marketplace and send an e-mail to the customer with information about the removal of the order,
• forward the order for processing once it has been paid for.

<highlight-white>Realizacja zamówienia<highlight-white>

Once the order is accepted, the main stage begins - order processing. At this stage, activities move to the warehouse.

<highlight>Etap 1<highlight> Picker otrzymuje zbiorczą listę produktów z kilku zamówień, które musi zebrać w magazynie. W tym celu skanuje kody kreskowe produktów, co powoduje zmianę statusu zamówienia i otwiera drogę pakowaczowi do rozpoczęcia kompletowania zamówienia i wysyłki.

<highlight>Etap 2<highlight> Wówczas na ekranie przy stanowisku pakowania wyświetla się zamówienie jako całość lub poszczególne produkty wchodzące w skład tego zamówienia. Pakowacz skanuje każdy produkt przed zapakowaniem i odznacza je na ekranie. Dzięki temu proces pakowania produktów staje się bardziej przejrzysty i maleje ryzyko błędnej kompletacji zamówienia (tj. wysłania do klienta innego produktu niż ten zamówiony). System nie pozwala zapakować produktu spoza zamówienia albo spakować zbyt mało lub za dużo sztuk produktów.

<highlight>Etap 3<highlight> Gdy wszystkie produkty zostały zeskanowane i zapakowane, należy określić gabaryt lub liczbę paczek.

<highlight>Etap 4<highlight> Gdy zamówienie otrzyma status “spakowane”, system automatycznie drukuje list przewozowy oraz dokument handlowy:

• if the document is to be fiscalized, it prints at the same time as the waybill so you can attach it to the package,
• However, if the document is not fiscalized (we remind you that Internet sales are not subject to fiscalization), it can be generated and electronically sent to the customer's e-mail address.

At this point, the order is completed, packaged and waiting to be picked up by the courier.

<highlight-white>Monitoring paczki<highlight-white>

The customer can be informed of the fact that a package is waiting to be packed for pickup by a courier, as well as any other stage of its transportation, via email or SMS. However, courier companies usually use their own systems to automate the sending of notifications about the status of the package's transportation. Therefore, it is not recommended to additionally create your own notifications from the store.

At the stage of receiving the package by the ordering party, you can automatically set to send an invoice to the ordering party's e-mail address at that moment. In addition to this, you can also send an email to the customer thanking them for picking up the package, choosing our store and asking them to give feedback on the completion of the order.

Custom cases

<underline>Zwrot<underline> Jeśli produkt nie spełnia oczekiwań klienta, ten może dokonać jego zwrotu. Wówczas status zamówienia zostaje zaktualizowany i w zależności od warunków zwrotu obowiązujących w sklepie, możliwy jest zwrot pieniędzy do klienta oraz prowizji do marketplace.

<underline>Paczka nieodebrana<underline> Jeśli klient nie odebrał paczki, zamówienie otrzymuje odpowiedni status, a do magazynu zostaje przesłana informacja, aby przygotować dokument, który potwierdzi przyjęcie paczki z powrotem do magazynu.

<underline>Paczka zagubiona<underline> Jeśli paczka zagubi się w transporcie, zamówienie otrzymuje nowy status i jest traktowane priorytetowo. Ważne, aby klient został poinformowany o tym fakcie. Można zautomatyzować ten proces, wysyłając do klienta wiadomość na adres e-mail, jednak ze względu na jakość obsługi klienta, lepiej poinformować go o tym bezpośrednio.