MW Art creates paintings and handicrafts and operates its online store. They have some of their merchandise in stock and produce some on order. On a daily basis, they work with Comarch ERP Optima software, combined with a WooCommerce-based store. Everything is tied together with SellIntegro integrations.
<frame>Od czasu do czasu do producenta wpływają zamówienia na produkty, których nie ma na stanie magazynowym.<frame> Wówczas powstaje potrzeba przekazania takich zamówień do produkcji. Zobacz, jak poukładać ten proces, aby realizacja zamówienia przebiegła sprawnie i bez niepotrzebnych błędów.
At the outset, it is necessary to determine whether there are products in stock that the customer wants to order, or whether they need to be outsourced for production.
Then filter the orders and divide them into two groups - paid and unpaid. This in turn will allow you to start monitoring unpaid orders and:
<highlight>Główny etap<highlight> - czyli realizacja zamówienia - rozpoczyna się od rezerwacji towaru, razem z wystawieniem dokumentu WZ lub jakiegokolwiek innego, który jest potrzebny do dokumentacji obiegu towarów na produkcji. W przypadku, gdy towaru nie ma na stanie:
On the other hand, when the goods are in stock, the order fulfillment process begins (Described in Case Study - Telephones Leszno on our blog).
Then begins the stage of preparing the order for shipment, the course of which can be carried out according to several procedures, depending on the method of shipping the order, its dimensions or postal code.
<underline> Sposób wysyłki i gabaryty<underline> realizacja zamówienia w tym przypadku rozpoczyna się od kompletowania i pakowania produktów oraz wydrukowania listu przewozowego, który nakleja się na paczkę. W tym momencie można posortować paczki według kurierów, tzn. aby wszystkie paczki czekające na konkretnego kuriera znajdowały się na jednej rampie. Natomiast w przypadku pierwotnego sortowania paczek gabarytami, następuje automatyczne ponowne sortowanie pod kurierów, aby właściwe paczki znajdowały się na jednej rampie - w przypadku zastosowania taśm przy pakowaniu, możliwa jest pełna automatyzacja transportu zamówień na odpowiednią rampę.
<underline>Kod pocztowy<underline> w tym przypadku osoba odpowiedzialna za pakowanie, np. kierownik magazynu tworzy trasy poruszania się po magazynie dla pakowaczy. Posortowana grupa zamówień trafia do pakowania. Pakowacz nadaje paczce status “spakowane”, a następnie drukuje wewnętrzny list przewozowy. Teraz paczki mogą być ładowane do transportu według wybranej kolejności.
The parcel monitoring procedure is analogous to the procedure from the Case Study - Telephones Leszno on our blog.
Information about a package waiting to be picked up by a courier can be communicated to the customer via email or SMS. However, courier companies usually use their own systems to automate the sending of notifications about the status of the package's transportation. Therefore, it is not recommended to additionally create your own notifications from the store.
Na etapie odbioru paczki przez zamawiającego, można automatycznie ustawić, by w tym momencie wysłać do niego <highlight>fakturę na adres e-mail<highlight>. Warto także wysłać do klienta maila z podziękowaniem za odbiór paczki, wybranie naszego sklepu oraz z prośbą o wystawienie opinii o realizacji zamówienia.
Return - if the product does not meet the customer's expectations, the customer can make this return. Then the status of the order is updated and, depending on the store's return conditions, a refund to the customer and a commission to the marketplace is possible.
Parcel unclaimed - if the customer has not picked up the parcel, the order receives the corresponding status, and information is sent to the warehouse to prepare a document that confirms the receipt of the parcel back to the warehouse.
Parcel lost - if the package is lost in transit, the order receives a new status and is given priority. It is important that the customer is informed of this fact. You can automate this process by sending an email to the customer, but for the sake of quality customer service, it is better to inform the customer directly.
Parcel canceled - if the parcel has already been paid for there is a refund of shipping costs and commissions to the marketplace. A good solution is to send an email to the customer asking why the order was canceled and encouraging them to buy again.
Organizing the processes in an online store and warehouse is crucial for scaling its structure and increasing the number of orders processed. Running your processes according to a set procedure helps you maintain control over every stage of order fulfillment and thus react instantly to problems that arise, such as missing inventory or a package lost in transit.
Dla przyspieszenia realizacji procesów oraz minimalizacji pojawiających się błędów nieocenioną pomoc stanowi automatyzacja. <frame>Zautomatyzowane procesy odciążają pracowników sklepu i dzięki temu pozwalają firmie rosnąć pionowo, bez konieczności rozszerzania załogi o nowe osoby.<frame>
We don't sell PV, we won't pester you with unnecessary phone calls if you don't want us to. We always try to provide value to our potential customers.
Do you need a similar solution in your company? Leave a contact. Our analyst will select a service according to your requirements.